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極速建立可視化敏捷流程(從零開始用 Miro 使團隊 Scrum 起來)

前言

一般而言,我們會用文件(Document)、試算表(Spreadsheet)和投影片(Slides)去處理專案時的不同需求:專案章程、會議紀錄、製作預算、工作分配、專案分析、專案匯報等等。在疫情的影響下,對於傳統項目經理來說,只要能與專案團隊溝通和分享文件,也足以完成專案。但作為一支以創意先行、需要緊密互動的敏捷團隊來說,很多線下非常有效的引導流程和工具,也變得無用武之地。再加上團隊成員分散各地、國家和時區,怎樣讓敏捷團隊互動起來,也促使線上即時合作工具(Collaboration Tools)應運而生。


Miro 是在線協作白板平台雲端服務,讓團隊可隨時隨地一起工作。有別於一般協作與管理的平台,它能將出席會議人員的想法,就像每個人都在同一個房間一樣實時地呈現出來。它提供了不同的工具及模版,把敏捷流程中常用的方法和圖表(如:客戶旅程圖、Sprint Planning、燃盡圖、Sprint Retrospective等)一一實現。它基本免費,只要以電郵申請開通,就立即可以運作。



重要基礎功能介紹

  • 建立新白板:開一塊新的白板,Miro 能提供一塊無限大的畫布作為協作之用。所以,一般來說,一塊白板是足夠一項專案使用。你也可以選擇已預定了的模板,幫助你更快速展開。

▲Miro軟體登入後主頁介面。


  • 使用模板:建立了一塊新的白板之後,你便可以在畫布上任意加上文字、線條或圖形來建立的可視化流程。但如果這樣做,一來費時,二來有可能和一些已經驗證的好方法不太一樣造成混亂。所以,使用模板,不但可以縮短預備時間,也可以透過小小修改,大大提高用戶的適應性。而且,有些模板是具有特別功能,自己不一定可以做到這麼方便。

▲Miro軟體畫布。

▲Miro軟體模板選擇對話框。

▲Miro軟體選擇了任一模板後,會立刻放置在畫布上。


  • 使用框架:當你建立好一些模板供團隊使用,當然不希望團隊人員不小心把模板弄歪了。另外,因為畫布實在太廣闊,團隊人員也很容易迷失,在討論的時候找不到正在討論的模板,浪費時間尋找。所以,使用框架功能,可以讓團隊人員專注在討論的內容上,也可以快速轉移至其他模板。方便的是,它可以幫你把整個框架的內容匯出成需要的格式,把匯出的檔案放到你其他的專案系統或匯報當中。

▲Miro軟體選擇框架功能。

▲Miro軟體使用框架功能後,能鎖定和顯示/隱藏該區域。

▲Miro軟體使用框架功能後,能直接移動到該框架區域,也可以匯出其他格式。


  • 實時式共同協作:這功能使線上即時合作工具火起來。當模板建立好,我們可以開始邀請其他團隊人員進來。他們進來之後,我們可以實時看到他們的鼠標移動到哪、是否正在編緝或移動某些便利貼等。每個團隊人員的動作都會被即時知曉。這方便整個團隊可以實時創作,不受地域所限。


如何與Scrum連結起來

  • 建立團隊:團隊就是一班人一同努力和相互合作去達成某個目標。團隊要合作無間,必須由基本認識開始,包括:稱呼、專長、團隊中的角色、期待、價值觀等等。使用 Miro 的 Team Charter 模板,可以把團隊成員各自的想法同時寫出來。然後,所有成員可以實時了解,並且綜合起來,成為團隊在執行專案或產品開發時的合作基礎。

▲Miro軟體的Team Charter模板。


  • 建立產品清單 (Product Backlog) :根據 Scrum 指南(2020版本),產品清單列出所有與產品相關的項目,並給予排序。而且這份清單是「活」的清單,就是可以根據不同的發展,內容會隨之增加、修改或減少。使用 Miro 的 Idea Funnel Backlog 模板,除了團隊可以把項目以重要性作出簡單的分類,也可以了解不同項目當刻的進度,加深團隊對整個專案或產品的進度和把產品項目作出適時調配。

▲Miro軟體的Idea Funnel Backlog模板。


  • 建立 Sprint Backlog:根據 Scrum 指南(2020版本),Sprint Backlog 是一份可執行的工作清單。它提供高可視化及實時的圖像,讓團隊成員能夠了解當前進度,並根據新的學習,調整這份清單。最終,使團隊可以在一個 Sprint 之後,完成短期目標。使用 Miro 的 Kanban Framework 模板,可以幫助團隊在一幅畫面裏了解整體及個別工作的進度。這模板的功能很強大,不但可以任意增加、減少、移動工作項目,還可以任意增加直行的狀態和橫行的泳道(swimlane)以幫助團隊把工作進度及類別作更仔細的分類。如果是跑多個開發隊伍的大型敏捷,除了用泳道分不同的隊伍,也可以複製多個 Kanban Framework ,再加上框架的隊伍名稱作分別,Sprint Backlog 立馬可用了。

▲Miro軟體的Kanban Framework模板。


  • 建立 Sprint 回顧 (Retrospective) 分享板:根據 Scrum 指南(2020版本),Sprint回顧是讓團隊透過檢視不同的工作元素(如:人員、互動、流程、工具及完成定義等),找出最有效的變更,去提升品質和效能。過程中,會涉及「什麼做得好?」、「遇到什麼難題?」和「怎麼解決?」。到最後,把決定了的行動事項,加進下次的 Sprint Backlog 。使用Miro 的 Quick Retrospective 模板,團隊的想法可以快速地紀錄和分類下來。團隊也可以把每一個題目也作出討論,然後把認為最有效的行動作出改善。

▲Miro軟體的Quick Retrospective模板。



使用Miro的好處

  • 把對話內容變成可見的意見:同一段說話,不同人聽了,會抓到不同的重點,這往往把主講者的重點忽略掉。但是,當主講者先把意見寫下,到說的時候,其他隊員都可以抓著相同的重點去理解內容。而且,寫下的重點,可以不斷重看,幫助團隊組合其他意見,作出最好的決定。

  • 上百款的模板,任君選擇:Miro 附有不同的線條和圖案讓大家可以畫出不同模板。但是,要畫出漂亮的模板不是一件容易的事,也需要很多時間預備。Miro提供過百款模板可以即時使用,即使沒有一款是完全符合需求,但也可以透過複製現有部份,讓預備變得輕鬆。

  • 輕鬆整合其他軟體:在考慮使用新的軟體的時候,最大的障礙便是和現有正在使用的軟體的結合度,是否讓新的用家可以把結果融入現有的工作流程。Miro 的 Marketplace 擁有過百款不同的小程序,方便新使用者結合其他現有工具(如:Google Drive、JIRA、Adobe XD等)或加入一些新的模板。若果沒有你想要的,你也可以自己編程,製作合自己需要的小程序,相當方便。


結語

我曾擔任一支遠程志工校稿團隊的 ScrumMaster 。為了盡快讓團隊進入工作狀態,我用了1小時便建立了以上所介紹的模板,讓整支團隊「看見」團隊的共識和工作進度。再加上使用視訊工具,團隊就像坐在一起討論工作、互相扶持。在辦公室,面對面的溝通是十分重要。不過,在遠程環境,使用共同協作平台(如:Miro)是提高效率的最佳方法。


文章同步刊登於:專案經理雜誌57期

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